Las principales quejas de los profesionales del mercado de reposición son la carga horaria cada vez más exigente, la dificultad para encontrar una persona confiable en quien delegar y la falta de control sobre las ventas.
La revista especializada "Aftermarket" propuso a través de sus páginas, una guía sencilla para retomar el mando.
Si usted es propietario de una casa de repuestos es probable que hoy sienta que está trabajando muchas horas detrás del mostrador y que tiene que estar “encima de todo” para que su negocio funcione. En estas páginas muchas veces habrá leído consejos y sugerencias para repensar el futuro de su comercio o pequeña distribuidora, ¿pero cómo es posible hacerlo si no hay tranquilidad ni tiempo libre para encararlo?
Piense con sinceridad: ¿usted tiene su negocio bajo control? Si cree que lo tiene, ¿por qué tiene que dedicar tantas horas a controlar su trabajo y el de los demás?
Según una encuesta de Aftermarket Consultores Latinoamérica, el sistema de organización tradicional de una casa de repuestos en la Argentina tiene a un hombre como propietario, un promedio de dos empleados y a la esposa del dueño sentada en la caja registradora. Esto, sin embargo, no implica tener el negocio bajo control.
Ocurre muchas veces que un empleado cobra una pieza y se olvida de pasar por la caja o un cliente se mete “sin querer” una pieza en el bolsillo justo cuando la persona que lo atiende se fue al fondo a armar un pedido. Muchos repuesteros decidieron instalar cámaras de seguridad en sus locales para intentar tener “todo bajo control”. Tienen los ojos puestos en todo lo que ocurre y vigilan de cerca a sus empleados. Por supuesto, la casa de repuestos se termina convirtiendo en una especie de agencia de seguridad, con empleados y clientes que se sienten vigilados, sospechados y desconfiados.
¿Dónde está el secreto entonces para tener el negocio bajo control? Al fin de cuentas, lo que todo repuestero quiere en la vida es algo muy sencillo: que toda la mercadería que compró con su capital se vaya del local a cambio de dinero y no por robos, pérdidas o errores.
Un distribuidor de Santa Fe contaba hace poco que estaba preocupado porque los empleados se roban las biromes y porque el consumo de café parecía propio de una empresa de cien personas y no de diez. Es cierto que el descuido de algunos empleados puede ser irritante y que los costos ocultos (café, papel, útiles de oficina) hay que tenerlos bajo control, ¿pero cuántas veces por día un repuestero piensa en cuidar el capital que invirtió para abrir su negocio?
Para que ese capital rinda, una vez más, es fundamental recuperar el mando. Si uno es víctima de robos subrepticios en el mostrador seguramente no es por falta de vigilancia, sino porque es muy fácil robar en ese lugar. Tal vez sería hora de que las casas de repuestos comiencen a adoptar el sistema sencillo de las farmacias: un empleado atiende al cliente y prepara el pedido, pero el que lo entrega es únicamente el que cobra en la caja.
Para recuperar el control es necesario tener método y proceso. Entonces, ¿cómo se controlaría una casa de repuestos de una manera básica?
La forma más sencilla de llevar un control de la facturación es… facturar. Literalmente, entregar la factura como comprobante de venta. Sin embargo, en las casas de repuestos esto no es fácil de llevar a la práctica porque a los mecánicos se les hace un precio preferencial (como “cliente de la casa”), mientras que al consumidor se le cobra el precio de lista.
Existe un método sencillo y eficaz, para el cual no es necesario comprar cámaras de seguridad ni computadoras sofisticadas: se llama Planilla de Control de Ventas. Sólo se necesita un cuaderno, donde se van a trazar columnas como aparece en el ejemplo de la página (si no quiere comprar un cuaderno, puede fotocopiar esa misma hoja tantas veces como la necesite).

s Uso y utilidad
de la planilla

La Planilla de Control de Ventas llevará el registro diario de todos los movimientos de su casa de repuestos. Así, cada vez que se venda un artículo quedará anotada la marca del producto, para qué modelo de vehículo se requirió, el código del producto, el precio de venta y el nombre del cliente que lo compró.
Por empezar, se terminarán las discusiones con los clientes cortos de memoria. El “anteayer me cobraste tanto por tal cosa y hoy me pedís tanto”, ya no va a existir porque quedará anotado cuándo, qué y por cuánto compró por última vez esa persona.
En un comienzo, es conveniente que la Planilla de Control de Ventas la complete el dueño del local, después la puede llevar la persona que cobra en la caja. También se podría llevar una planilla por empleado y organizar una carrera, pero eso se llama “motivación” y lo dejamos para más adelante.
Pero esa no es la única utilidad de la planilla. Al final del día o de cada semana, con sólo echar un vistazo rápido a lo que se anotó se sabrá con certeza qué es lo que más vende su negocio y qué es lo que no vende.
Si a esa planilla se le agrega el costo de lo que le cuesta reponer la pieza, se obtendrá la cantidad de dinero que dejó esa venta, comúnmente llamado “margen”.
Una vez que el trabajo de completar la planilla de control se toma por costumbre, se empezará a tener acceso a información muy valiosa sobre la actividad del negocio y sus perspectivas de futuro, porque:
Se va a comprar sólo lo que se vende. O bien se incrementará el inventario a conciencia.
El repuestero sabrá qué compra cada cliente y la próxima vez que lo vea le puede preguntar cómo le fue, para que se sienta reconocido y bien atendido.
Como dice Gerardo Klajnberg, director de Negocios de Aftermarket Consultores: “La información ayuda a fortalecer las debilidades y a potenciar las fortalezas”.
Seguir la evolución del negocio con una planilla tan simple ayuda a sistematizar y a darle frecuencia al análisis que uno hace de manera natural en la cabeza: “Hoy vendí muchos embragues, ayer también, me voy a hacer especialista en embragues”. ¿Por qué no especializarse en el rubro? ¿Por qué las casas de repuestos especializadas no venden también herramientas para que sus mecánicos especialistas trabajen mejor?

@ Planifica y crece

Con el negocio ahora realmente bajo control, la esposa que antes era la cajera que cuidaba el dinero puede convertirse en una especie de gerente financiero que controla el movimiento del negocio. Ya no va a estar sentada o parada incrementando las várices, sino analizando el negocio y el mercado.