Como lo señalábamos en la portada de este suplemento, fue a través de la Ley 9.343 del año 2008, que la provincia de Córdoba delegó en el Colegio de Escribanos, la administración, guarda y custodia de los Protocolos Notariales y Libros de Registros de Intervenciones generados por todos los escribanos de la provincia, desde el 1 de enero del año 1926 en adelante.
La institución que nuclea a los notarios, a los fines de cumplimentar lo convenido, lo legado, construyó un edificio especial, para contener y archivar toda la documentación, costeando dicha obra con sus propios fondos, conformados en más de 90 años de trabajo y ahorro de sus afiliados.
No sólo cumplió con lo pactado con la provincia, sino que la existencia del Archivo soluciona un gran problema que tenían todos los escribanos, quienes hasta ahora debían custodiar los Protocolos de su hacer notarial, por no haber más lugar en el Registro General de la provincia ni en el Tribunal de Disciplina Notarial.
En el mes de mayo de 2009 se iniciaron las obras en el predio ubicado en avenida Julio A. Roca 1133, de barrio Bella Vista de la Ciudad de Córdoba. Todo ello demandó un gran esfuerzo institucional, personal y económico.
Se inauguraron las instalaciones en el mes de octubre de 2010 y se trasladó el Archivo para su funcionamiento y recepción del material, en febrero del corriente año.

Unico en su tipo en Latinoamérica

Las características del edificio, lo hace un Archivo único en su tipo en Latinoamérica y un orgullo para todos los cordobeses.
Entre sus características edilicias podemos destacar:
- Es un edificio construido especialmente para archivar Protocolos y Libros.
- Tiene, aproximadamente, cinco mil metros cuadrados de superficie cubierta.
- En su capacidad final albergará más de 400 mil tomos.
- Está sectorizado en "Celdas" para optimizar su acceso y sectorizar en caso de incendio.
- Tiene una circulación totalmente independiente para sus oficinas y para el archivo propiamente dicho.
- Posee una cisterna de 90 mil litros para alimentar el sistema en caso de incendio.
- Diferencia bien: el sector de ingreso, consultas y procesamiennto.
- Su construcción perimetral lo es sin ventanas ni puertas al exterior para mayor seguridad.
- Posee apertura y cierre de puertas de las celdas con acceso digital , lo que es controlado y monitoreado las 24 horas del día de todos los días del año, por personal de seguridad.
- Tiene cámaras de seguridad en todas las áreas que son supervisadas directamente por seguridad.
- Al día de hoy ya se han receptado y procesado del Registro General de la provincia y del material obrante en el Tribunal de Disciplina Notarial más de 60 mil tomos. Se está recibiendo el material obrante en poder de los escribanos por un procedimiento de turnos para facilitar su carga y destino.
- Debemos destacar que a cada tomo se le coloca un TAG o CHIP que permite seguir el curso de movimiento de cada uno de los libros que sean requeridos para prestar servicios como los de consulta, copia, copia simple o testimonio y al final de cada jornada de trabajo poder corroborar que cada libro regresó a su guarda permanente.

Base de datos

Los datos de los tomos o libros se vuelcan a una base de datos, en donde se detalla minuciosamente:
El nombre completo del escribano a que pertenece, su condición de titular o adscripto, número de registro, tipo de protocolo (A, B o único), número del tomo, años de gestión, los números, folios y fechas de la primera y última escritura que componen cada libro. Y en el caso de los Libros de Intervenciones, número y fechas de la primera y última acta que compone cada tomo.
Cada uno de los tomos procesados se ha individualizado con un sticker con código de barra, el que ha sido colocado en su parte externa. Dicho código de barra sirve para el control, guarda y movimiento de cada tomo o libro en el nuevo archivo en forma simple y visual, sistema que es completado con el tag de radiofrecuencia que se le inserta a cada tomo, previa limpieza y restauración que de los mismos se efectúa.
Ya se ha completado la base de datos desde el año 1926 a la fecha y seguirá a futuro. Para ello se cotejó la información con índices alfabéticos y por registro, los datos obrantes en las carpetas del Colegio de Escribanos y Tribunal de Disciplina Notarial. Para una aprehensión inmediata de la información, se diagramó y desarrolló un software de gestión.
"Lo hecho es enorme... Lo que resta, mucho más, y será un trabajo para siempre… y, por supuesto, para beneficio de todos los escribanos, de los usuarios, de la provincia, en definitiva para todos los cordobeses, porque hace a la correcta preservación de material que es único y valioso, las matrices de todos los actos notariales emitidos en la Provincia", señalaron a EL DIARIO desde el Colegio de Escribanos de la provincia.